
En este mundo vertiginoso y sobresaturado de información, la administración del tiempo es una habilidad cada día más necesaria, sobre todo en el ámbito laboral y especialmente entre quienes trabajan de forma independiente o en formato home office. Pero si tus días son un tanto impredecibles, te cuesta trabajo seguir un horario o terminas física y mentalmente exhausto por abusar de tu agenda, quizá te convenga intentar una técnica novedosa llamada timeboxing.
Como su nombre lo indica, el timeboxing consiste en dividir tus días en “cajas” a las que de antemano les asignarás actividades o tareas específicas, las cuales deberás completar “sin salirte de la caja”. Este sistema de administración del tiempo puede adaptarse a tus necesidades personales, reduce las distracciones o la procrastinación y, si se usa correctamente, abona al balance y al equilibrio entre el trabajo y la vida personal, entre la obligación y el placer.
Esta técnica de planificación fue propuesta en 2019 por el autor Nir Eyal, en su libro Indistractable: How to Control Your Attention and Choose Your Life[1], y la clave está en cómo dividimos nuestras “cajas” para ser eficientes y, al mismo tiempo, en considerar todas nuestras necesidades. Por ejemplo, Eyal distingue dos tipos de tareas: las reactivas, en las que uno reacciona a las necesidades de otros —jefes o clientes, por ejemplo— a través de correos, llamadas o acciones; y las reflexivas, las cuales sólo se pueden realizar sin distracciones, tales como planificar, escribir, diseñar, programar, trazar estrategias o hacer cálculos.

Lo interesante del timeboxing es que, a diferencia de la agenda convencional con citas puntuales y horarios rígidos, la organización del día no tiene que ser un “todo o nada”; es decir, puedes agendar “cajas” inamovibles para planear tu semana, escribir el reporte de ventas o hacer trabajo de diseño, y el resto del día lo tienes disponible para realizar llamadas, contestar correos, tener juntas o reaccionar a las peticiones de tus colegas, jefes, clientes o hasta de tus hijos.
Para que sean eficientes, el secreto —y, hemos de decir, lo más difícil de lograr— es que esas “cajas” reflexivas estén libres de distracciones, por lo que deberás abstenerte de contestar WhatsApps, llamadas telefónicas o correos, y de atender cualquier otra actividad reactiva. Si eso te causa mucha ansiedad, empieza con una “caja” de quince minutos diarios libres de distracciones. Cuando notes los beneficios en tu eficiencia, tu productividad y tu estado mental general, poco a poco querrás tomarte más minutos reflexivos.
Otra idea útil es no llenar tus “cajas” reflexivas sólo con asuntos laborales y obligaciones: por el contrario, incluye siempre actividades que promuevan tu salud y tu relajación, a las que puedes etiquetar como “autocuidado” —por ejemplo, cocinar, hacer ejercicio, caminar en el parque o meditar—, “diversión” y “descanso”. Así, al tiempo que atiendes tus pendientes de modo eficaz, perderás menos tiempo saltando de un asunto a otro y darás equilibrio a tu vida.

Desde luego, no se trata de llenar de “cajitas” todas tus horas hábiles hasta el punto en que te sientas abrumado por tantas actividades programadas, ni de que planees con rigidez incluso los momentos de esparcimiento o de intimidad personal. El objetivo es justo lo contrario: que el timeboxing sea una herramienta que, lejos de esclavizarte, te permita enfocar tu atención durante el tiempo que necesites para completar ciertas tareas inaplazables y que sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a las necesidades de una jornada de trabajo cambiante.
Y lo mejor es que toda vez que, poco a poco, reduzcas la sensación de ser una veleta que es llevada por los impredecibles vientos de las continuas necesidades de otros, aumentarán tu capacidad de atención, tu concentración y tu eficiencia, lo que redundará en menos estrés, menos ansiedad y en un mayor control sobre tu tiempo y de tu propia vida. ¿Qué dices? ¿Te animas a intentarlo?

[1] “Sin distracciones: cómo controlar tu atención y elegir tu vida”. Un artículo al respecto, del mismo autor, puede ser consultado en este enlace.