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Cómo priorizar tareas y evitar la procrastinación

Cómo priorizar tareas y evitar la procrastinación
Guadalupe Gutiérrez

Guadalupe Gutiérrez

Mente y espíritu

Una palabra cotidiana en nuestro vocabulario cotidiano es estrés. Este fenómeno, cuyo nombre deriva del inglés stress, ha permeado el ámbito laboral, las relaciones personales, familiares, de pareja y hasta la que tienes contigo mismo. Todos, en mayor o menor medida, lidiamos con el estrés y es común que, bajo su influencia, no tomemos las mejores decisiones. A pesar de ello, algunas personas prefieren “trabajar bajo presión” y postergar sus obligaciones el mayor tiempo posible, hasta que tengan que hacerlas de forma apresurada

Las asignaciones escolares o laborales con fecha de entrega son fuente de estrés si no sabemos organizar nuestro tiempo y nuestras actividades. Es común que dar inicio a un nuevo proyecto nos provoque malestar y, por ello, retrasemos su arranque; otras veces subestimamos el trabajo y, por exceso de confianza, dejamos su realización hasta el último momento, generando estrés innecesariamente.

Los anteriores escenarios tienen en común una mala organización del tiempo y un método inadecuado para abordar las tareas y proyectos. Si por resistencia mental o displicencia frecuentemente te sucede que inicias muy tarde una tarea y al final “te come el tiempo” que pudiste haber aprovechado, y quieres cambiar estos patrones de conducta nada benéficos, es momento de aprender a priorizar.

Elaborar un plan de acción, dividiendo la tarea o proyecto en subtareas

Primero, debes tener claro cuál es la naturaleza de la tarea y el resultado esperado. Una vez que tengas esta visión, identifica qué recursos o herramientas necesitarás para completarlo. El siguiente paso es elaborar un plan de acción, dividiendo la tarea o proyecto en subtareas, y éstas en actividades más pequeñas o micro tareas. Luego, asigna un tiempo estimado de realización a cada una y ordénalas por prioridad, poniendo hasta arriba las tareas indispensables para el proyecto.

En la medida que entiendas los resultados previstos y los procesos necesarios para llegar a ellos, te resultará más sencillo priorizar una tarea sobre otra. Pero si esta es la primera vez que planificas un proyecto complejo, te comparto algunos consejos.

  • Pon distancia emocional entre el proyecto, las tareas y tu persona. Esto es importante, pues la carga emocional y el estrés a los que estarás sometido podrían afectar tus decisiones al momento de jerarquizar tareas. Algunas preguntas útiles para hacerlo son: si alguien más estuviera realizando este proyecto, ¿a qué le daría prioridad?; una vez terminado, ¿cuál sería su función?; si todo fuera un escenario hipotético, ¿qué sería lo más importante?
  • Un enfoque positivo también puede ayudarte a identificar la o las prioridades del proyecto, así que piensa en las metas que completarás en lugar de enfocarte en evitar lo que puede salir mal. Esto hará que experimentes menos estrés y estés más enfocado en llegar a tu meta.
Hacer un desglose que incluya todas las tareas y luego priorizar
  • Si el proyecto es muy complejo e involucra una gran cantidad de tareas, te conviene primero hacer un desglose que las incluya todas y luego priorizar, siguiendo tres criterios: a) por orden de importancia, de las esenciales para el proyecto hasta las que podrían no cumplirse; b) por cantidad de tiempo y de recursos para realizarlas, y c) las que deben seguir un orden o un proceso específico para llevarse a cabo correctamente. Si haces bien esta tarea, las prioridades saltarán a la vista de inmediato y tendrás claridad sobre qué deberás hacer primero.
  • El psicólogo estadounidense, autor y especialista en perfeccionismo Jeff Szymanski propone un sistema de puntuación en el que las tareas se dividen en: a) requieren el 100% de tu atención y energía, ya que es imprescindible que se realicen de manera óptima; b) las que no necesitan un resultado perfecto, pues el intervalo de aceptabilidad es más amplio y, por  tanto, puedes dedicarles menor tiempo, atención y esfuerzo; c) no son prioritarias ni vitales para el resultado final del proyecto, pero deben realizarse usando la ley del esfuerzo mínimo, sin dedicarles un segundo pensamiento; a menudo son tareas repetitivas o que se completan en un par de minutos. Una última categoría, “Otras”, son las tareas que sólo consumen tiempo, no constituyen una prioridad y no son esenciales, así que puedes dejarlas para cuando tengas un rato libre.
  • Una última práctica que se aconseja en el ámbito de la planeación estratégica es “comerse primero los sapos”; es decir, darle prioridad justamente a las tareas que no quieres hacer porque te parecen monótonas, complejas, las desconoces o te causan miedo. Toda vez que las des por terminadas, el resto de las tareas te parecerán más sencillas y podrás avanzar sin esos obstáculos esperándote en el camino.

Utiliza el sistema que más se adecue a tus necesidades laborales o personales, y recuerda que planear y priorizar tus tareas te ahorrará tiempo y estrés innecesario. La procrastinación puede parecer disfrutable al principio, pero los resultados no estarán ni cerca de los que podrías lograr si empleas de manera eficiente tu tiempo, tu energía y tu atención.

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